Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

hazy wood Oy
Metsäkatu 15
70100 Kuopio
Y-tunnus: 2987654-1
Sähköposti: [email protected]

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:
Jukka Korhonen
Sähköposti: [email protected]

3. Rekisterin nimi

hazy wood Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
• Palveluiden tarjoaminen ja toimittaminen
• Tarjousten laatiminen ja sopimusten hallinta
• Laskutus ja maksuliikenne
• Asiakasviestintä ja yhteydenottoihin vastaaminen
• Asiakastyytyväisyyden seuranta ja kehittäminen
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• Sopimuksen täytäntöönpano (sopimussuhteen hoitaminen)
• Lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpito)
• Oikeutettu etu (asiakassuhteen hoito ja kehittäminen)
• Suostumus (markkinointiviestintä, jossa suostumus vaaditaan)

5. Rekisterin sisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:

• Perustiedot: nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (osoite, sähköposti)
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot: projektit, tarjoukset, sopimukset
• Laskutustiedot: laskutusosoite, verkkolaskuosoite, maksutapahtumat
• Viestintä: asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muistiinpanot
• Tekniset tiedot: IP-osoite, evästetiedot, sivustokäyttäytyminen (anonyymisti)

Emme kerää arkaluonteisia henkilötietoja kuten terveystietoja, poliittisia mielipiteitä tai uskonnollista vakaumusta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi seuraavissa tilanteissa:

• Kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse
• Kun tilaat palveluitamme tai pyydät tarjousta
• Asiakassuhteen aikana käydyssä viestinnässä
• Verkkosivustomme käytön yhteydessä (evästeet)

Voimme täydentää tietoja julkisista rekistereistä kuten kaupparekisteristä tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ).

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelytarkoituksen kannalta tai lakien edellyttämän ajan:

• Aktiivisen asiakassuhteen aikana ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi
• Laskutus- ja maksutiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta tilikauden päättymisestä)
• Tarjouspyynnöt ja muut yhteydenotot, jotka eivät johda asiakassuhteeseen, säilytetään enintään 2 vuotta
• Markkinointisuostumukset säilytetään kunnes peruutat suostumuksen

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan turvallisesti.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin.

Voimme luovuttaa tietojasi seuraavissa tilanteissa:

• Alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille, jotka auttavat meitä palveluidemme toimittamisessa (esim. IT-palvelut, laskutuspalvelut). Nämä toimijat käsittelevät tietoja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti.
• Viranomaisille lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi
• Oikeudellisissa prosesseissa, jos se on välttämätöntä oikeuksiemme suojaamiseksi

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti sekä teknisillä että organisatorisilla toimenpiteillä:

• Tiedot säilytetään suojatuilla palvelimilla, joihin pääsy on rajattu
• Käytämme salattuja yhteyksiä tiedonsiirtoon (SSL/TLS)
• Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille työntekijöillemme, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen
• Työntekijämme on koulutettu tietosuojaan ja he ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen
• Järjestelmiemme tietoturva tarkastetaan ja päivitetään säännöllisesti
• Varmuuskopiot otetaan säännöllisesti ja säilytetään turvallisesti

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Voit pyytää vahvistuksen siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja saada kopion käsiteltävistä tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista tai täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit pyytää tietojesi poistamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kun tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen tai peruutat suostumuksesi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden.

Vastustamisoikeus

Voit vastustaa tietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Oikeus on ehdoton suoramarkkinointiin liittyvän käsittelyn osalta.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Voit pyytää sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.

Oikeus tehdä valitus

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuoja-asetusta.

Valvontaviranomainen Suomessa:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: [email protected]
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Verkkosivut: www.tietosuoja.fi

11. Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä:

• Sähköpostitse: [email protected]
• Kirjeitse: hazy wood Oy, Metsäkatu 15, 70100 Kuopio

Pyrimme vastaamaan pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tarvittaessa voimme pidentää määräaikaa kahdella kuukaudella pyynnön monimutkaisuuden tai pyyntöjen määrän vuoksi. Ilmoitamme mahdollisesta pidennöksestä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelyä.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietojasi automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, joka vaikuttaisi sinuun oikeudellisesti tai vastaavalla tavalla merkittävästi.

13. Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin vastaamaan muuttuvia käytäntöjämme tai lainsäädännön vaatimuksia. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme verkkosivuillamme. Suosittelemme tarkistamaan tietosuojaselosteen säännöllisesti.

Tämä seloste on päivitetty viimeksi 15.1.2026.